Điều gì về một năm mới khiến tất cả chúng ta tràn ngập cảm giác muốn thanh trừng? Quần áo, đồ chơi cũ — đó là những thứ dễ mua. (Nếu nó được sử dụng nhẹ nhàng, đóng góp, xin vui lòng !) Nhưng làm thế nào để giải quyết đống tiền khi đống giấy tờ tài chính? Bạn nên giữ tờ khai thuế của mình trong bao lâu? Còn về sổ đăng ký sổ séc cũ và cuống phiếu lương thì sao? Chúng tôi đã khai thác Thời báo New York tác giả bán chạy nhất và nhà tư vấn tổ chức và năng suất Julie Morgenstern để cung cấp cho chúng tôi câu trả lời một lần và mãi mãi.
1. Khai thuế: 3 năm
Trước đây, bảy năm là khuyến nghị, nhưng Morgenstern cho rằng ba năm là đủ. Điều đó có nghĩa là năm hiện tại, cộng với ba năm trở lại, nhưng mọi người nên kiểm tra với kế toán của mình để xem liệu có lý do gì để giữ các thủ tục giấy tờ về thuế quá ba năm hay không, cô giải thích. Một số ví dụ về ngoại lệ: Có thể bạn đã trải qua một cuộc ly hôn. Hoặc có thể bạn đã mua một ngôi nhà trong một năm chỉ nằm ngoài biên độ ba năm. Hãy hỏi kế toán của bạn, nhưng nếu một sự kiện quan trọng xảy ra mà bạn có thể cần phải tham khảo lại, thì điều đó có thể đáng để giữ lại, Morgenstern cho biết thêm.
Mẹo chuyên nghiệp về cách tổ chức: Morgenstern khuyên bạn nên thiết lập một thư mục duy nhất cho mỗi năm và in một bản sao thuế của bạn (giả sử bạn đã nộp bằng phương thức điện tử) để gửi tại nơi đó. Những thư mục này giữ tờ khai thuế của bạn, nhưng cũng sao lưu cho bất kỳ khoản khấu trừ nào mà bạn có thể đã yêu cầu, cô ấy nói. Sau đó, khi bắt đầu một năm mới, hãy bắt đầu một thư mục mới để chứa tất cả các thủ tục giấy tờ liên quan đến thuế trong năm.
2. Sổ đăng ký séc: Lên đến 10 năm
Nếu bạn vẫn viết séc hoặc có sổ đăng ký từ những năm liên quan đến thuế, hãy giữ những chú chó con đó trong khoảng một thập kỷ. Morgenstern giải thích rằng sổ đăng ký của sổ séc gần giống như một cuốn nhật ký. Chúng không chỉ là câu chuyện của một năm mà nếu bạn sử dụng chúng thường xuyên, đó là tài liệu tham khảo cho các giao dịch mua hoặc dịch vụ đắt tiền mà bạn không giữ biên lai. (Thêm vào đó, đây là những bản ghi không tồn tại dưới dạng kỹ thuật số, có nghĩa là bạn cần lưu giữ chúng lâu hơn.)
Mẹo chuyên nghiệp về cách tổ chức: Bật sổ đăng ký sổ séc có liên quan trong thư mục khai thuế hiện hành. (Bất cứ điều gì xa hơn, bạn có thể tổng hợp tất cả lại với nhau.)
3. Hóa đơn hàng tháng: Quăng
Hóa đơn điện của bạn. Bản sao kê điện thoại di động của bạn. Theo Morgenstern, hoàn toàn ổn nếu bạn cắt nhỏ khi đến nơi. Cô nói rằng những loại hóa đơn này đều trực tuyến và hậu quả [nếu bạn cần tham khảo] là tương đối nhỏ. Bạn có thể dễ dàng truy cập trực tuyến và tìm hiểu những gì bạn đã trả vào tháng trước — hoặc những gì bạn đã trả một năm trước.
Mẹo chuyên nghiệp về cách tổ chức: Hãy nghĩ đến những đặc quyền của việc loại bỏ và cắt nhỏ nội dung này — nó chỉ dành chỗ cho những gì bạn thực sự cần truy cập thường xuyên, Morgenstern nói.
4. Thanh toán Stubs: Nó phụ thuộc
Vì hầu hết các công ty đều số hóa sơ khai, thời điểm duy nhất bạn có thể cần truy cập vào bản in là nếu bạn rời khỏi vị trí của mình. Nếu điều đó có vẻ khả thi, hãy in chúng ra hoặc lưu chúng dưới dạng tệp. Trước hết, có khả năng cao là bạn sẽ cần tham khảo chúng tại một số điểm để biết thuế, Morgenstern nói. Nhưng cũng có một câu chuyện ở đây. Giả sử, bạn giữ nhiều công việc hoặc thay đổi công việc thường xuyên. Hoặc có thể bạn làm việc cho một nhà tuyển dụng, hãy nghỉ ngơi và sau đó quay lại với họ. Đây là bản ghi duy nhất của bạn về các chi tiết như tỷ lệ hàng giờ hoặc dự án. Giữ bất kỳ điều gì bạn nghĩ bạn có thể muốn tham khảo trong năm năm.
Mẹo chuyên nghiệp về cách tổ chức: Morgenstern là người thích chuyển đổi chúng sang PDF và lưu trữ trong một thư mục trên máy tính để bàn.
5. Sao kê thẻ tín dụng: Quăng
Morgenstern nói: Không cần phải nắm giữ những thứ này — trên thực tế, không cần giấy tờ — vì mọi thứ đều có thể truy cập trực tuyến một cách dễ dàng.
Mẹo chuyên nghiệp về cách tổ chức: Hãy chắc chắn rằng bạn giữ một thẻ riêng cho các chi phí cá nhân và một thẻ cho công việc, vì vậy bạn sẽ không phải gánh chịu một lượng lớn các khoản thuế hoặc thời gian chi phí rắc rối, cô ấy nói thêm.
6. Tất cả các hợp đồng: Mãi mãi
Morgenstern cho biết, các thủ tục giấy tờ tài chính liên quan đến những khoảnh khắc trọng đại trong cuộc đời bạn nên nằm trong một thư mục vĩnh viễn. Một số ví dụ: hóa đơn bán nhà, hợp đồng bảo hiểm nhân thọ, giấy tờ mua xe ban đầu. In chúng ra và giữ chúng trên tay.
Mẹo chuyên nghiệp về cách tổ chức: Tất cả về tủ tài liệu đó (hoặc tủ khóa cho bất cứ thứ gì cực kỳ nhạy cảm hoặc khó thay thế).
7. Biên lai cho các giao dịch mua hàng trực tuyến: Tùy thuộc vào
Theo Morgenstern, bạn nên giữ một bản ghi kỹ thuật số ít nhất là trong thời gian cần thiết để món hàng của bạn đến nơi. Tất nhiên, tùy thuộc vào quy mô của giao dịch mua hoặc thời hạn trả lại, bạn có thể muốn mở rộng giới hạn đó.
Mẹo chuyên nghiệp về cách tổ chức: Mỗi khi bạn đặt hàng, bạn sẽ nhận được email xác nhận, vì vậy lời khuyên của tôi là hãy thiết lập một thư mục trong hộp thư đến của bạn có nội dung 'đơn đặt hàng đã đặt' và một thư mục cho biết 'đơn đặt hàng đã nhận'. Khi có thứ gì đó đến, hãy chuyển nó từ thư mục này sang thư mục khác như một cách để kiểm tra và theo dõi.
CÓ LIÊN QUAN: 12 sản phẩm của tổ chức được xếp hạng cao nhất sẽ làm xáo trộn ngôi nhà của bạn… và cuộc sống của bạn
